マルチタスクを考える【2】

メンタル・イデア・ラボの本城ハルです。

【1】ではマルチタスクのメリットについて書きました。

【2】ではデメリットについて書こうと思います。

ビジネス上でのマルチタスクには、はっきりと向き不向きが表れます。

マルチタスクに向いている人は時間を有効に使いながら、効率よく同時進行で幾つもの作業(仕事)を進められます。

ですが、不向きな人では、トラブルが発生したり予定通りに進まなかった時にキャパシティオーバーになり、臨機応変に作業内容の修正やタスク入れ替えができず、作業全体の進捗状況を把握できません。

また、マルチタスクでは並行して幾つもの作業をおこなっているので、作業内容はもちろん気持ちの切り替えをスムーズにおこなわなくてはならず、その切り替えが苦手な人には精神的負担が大きくなります。

時間的な焦りも感じやすくなりますから、これは脳に大きな負荷をかけることになります。

マルチタスクが向いている人は作業、気持ちの“切り替え(スイッチング)が上手い”人で、作業や気持ちの切り替えが苦手な人にマルチタスクはあまり向いていないようです。

しかし大きな強みもあります。

一つの作業に集中し仕事を進めるシングルタスクに向いている人は、柔軟で臨機応変は苦手でも、慎重で丁寧な仕事ぶりからその能力を発揮できる場所があります。その集中力がスバ抜けていることもあり、その場合、通常必要とされる時間を大幅に短縮してできることがあります。

マルチタスクが得意の人は複数の作業を同時進行でこなすことが武器ならば、シングルタスクが得意の人は一つの作業に要する時間を大幅に短縮できることが武器だと言えます。

例えば1週間で3つの仕事を終わらせなくてはならないところを、5つ終わらせることができる可能性を秘めているということです。これはこれで効率的と言えます。

どちらにもメリット、デメリットがありますから、優劣の問題ではないということです。

自分がどちらに向いているのか見い出すことも大切ですが、その人がどちらに向いていて業務に活かしていけるかは、上司や組織のマネジメント能力が問われることでもあります。

自分がどちら寄りなのかがわかると適職が見つけやすくなるかもしれませんし、その人材を見極め上手に活かすことができれば、その組織は生産性の高い組織になり得るかもしれませんね。

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マルチタスクを考える【1】

メンタル・イデア・ラボの本城ハルです。

マルチタスク/シングルタスクという言葉を聞いたことがあると思います。

マルチタスク=優、シングルタスク=劣と考えられがちですが、必ずしもそうではありません。

まずはマルチタスク/シングルタスクについて理解していきましょう。

【マルチタスク】短時間で切り替えながら同時並行で複数の作業をおこなう能力

【シングルタスク】一つだけの作業を集中して遂行する能力

作業(仕事)内容や環境、その人の特性、性格によりどちらのタスクが効率的かは変わります。どうしてもマルチタスクが必要とされる仕事(作業)もありますから、まずは自分がどちらに向いているのか知るのは大切です。

普段、私たちは無意識にマルチタスクを使いこなしながら生活をしています。マルチタスクをまったく使わず生活している人はいないと言えるくらいです。

というのは、歯磨きをしながらテレビを観る、宿題をやりながらラジオを聴く、筋トレしながら音楽を聴く・・・これがそのまま仕事をやる上でマルチタスクとして使えるのかまた別ですが、厳密に言えばこれらもマルチタスクになるからです。

いくらマルチタスクが備わっている人でも、キャパシティ一杯いっぱいに幾つもの作業(仕事)を並行し、同時進行しておこなうと当然パフォーマンスは下がりますし、時間に追われ焦りから余裕がなくなり、抜け落ち、ケアレスミス、失敗も起きやすくなるのは明白です。

マルチタスクを最大限活かすためには、作業・仕事内容(複雑さ)、作業・仕事に必要な時間の見積もり、プライオリティなどが関係してきます。

マルチタスクには大きなメリットがある反面、当然デメリットもあります。

メリット1
一つの作業(仕事)を終わらせてから次の作業(仕事)ではなく、同時進行で作業(仕事)ができるので、あちこちの作業(仕事)を停滞させずに幾つもの作業(仕事)を効率よく進めることができる。
メリット2
複数の作業(仕事)を並行していることで全体像が把握しやすくなり、全体を把握していることでより効率よく作業(仕事)が進められる。
メリット3
シングルタスクで一つの作業(仕事)だけに集中すると並行する他の作業(仕事)が停滞、一時的に止まってしまうので、チームで仕事をしている場合、その仕事に関わる人の作業まで停滞してしまう可能性が出る。マルチタスクで同時進行できれば、他の業務を停滞させたりストップさせる心配が少ない。
メリット4
メリット2でも書きましたが、全体を把握できるので問題や課題に早めに気づくことができ、予定変更があった時に素早く対応できる。また、チーム内で円滑なコミュニケーションを取りやすくなり、それが作業(仕事)をスムーズに進め仕事の効率もアップする。

ここまではメリットについて話をしてきましたが、【2】ではデメリットその他について書こうと思います。

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分割的注意とは?

メンタル・イデア・ラボの本城ハルです。

私たちが普段使う【注意】と、心理学の【注意】は意味が異なります。コラムでも、前回の心理検査や発達障害の回で【選択的注意】については触れていますが、今回は【注意】の中から【分割的注意】についてお話します。

私たちが使う【注意】は、ほとんどの場合“食べ過ぎ注意”“頭上注意”“高波注意報”のように、何かに“気をつける”という意味で使われます。

心理学では、この【注意】が違う意味で使われます。

【分割的注意】とは。

幾つもの作業をおこなう時に、並列的に集中を切り替えたり、分配する機能のことです。私たちの生活はすべて、認知活動によりおこなわれており、認知活動はさまざまな【注意(意識を向ける、集中)】を必要とされます。

重要度や振り分け具合はケースによりますが、身近なものだと、ラジオを聴きながら勉強をする、テレビをつけて人と会話をする、犬の散歩をしながら明日のプレゼンを考える・・・と思い浮かべてもらうとわかりやすいかもしれません。

大袈裟に言えばマルチタスクですが、

作業上必要となる幾つもの情報を一つ以上同時に実行していく機能

のことです。

授業中に先生の話を聞きながら黒板に書かれた字を見てノートに取る、これも分割的注意が必要で(ガヤガヤした教室内で先生の声だけに集中するのは選択的注意)ですから、この機能や選択的注意機能が低いと成績が振るわないということが起こります。

車の運転もそうで、バックミラーで後方車を確認したり、前方の車や先の信号、右折レーンにいる車、脇道から出てくるかもしれない人や車に気を配る、これも分割的注意になります。

家庭では料理を作るのに分割的注意を使っています。

私を例に『ポテトサラダを作る』で考えてみましょう。

実際の行動では、ポテトサラダを作りながら並行して、ご飯を炊くために米を研ぎ、出汁を取りながら味噌汁を作る準備をしつつ、ヒジキの煮物を作るために乾燥ヒジキを水に入れて戻したり、唐揚げの下味をつけたり、途中途中で出たゴミを片付け、調理器具を洗ったりを常に頭で考えながらスムーズに実行しています。

ジャガイモを洗って剥き、刻んだニンジンとラップに包んでレンジで加熱している間に、マヨネーズを冷蔵庫から出し、キュウリを刻み塩揉みしておきます。

そしながら、頭では出来上がったジャガイモを潰す、が浮かんできます。出来上がったジャガイモの粗熱を取りながら、塩揉みしていたキュウリの水分を絞り、それをジャガイモ、水分を絞り刻んだニンジンをマヨネーズと混ぜます。混ぜながら、掛かってきた電話を小首に挟んで話をします。電話をしながら、潰すために使ったボウルや包丁、使わない調理器具を洗い、シンクの中には物がないようにニンジンの皮やジャガイモの皮も一緒に片付けます。

これだけでもかなりの【分割的注意機能】を使っていることが分かると思います。

これが仕事だとどうでしょう。

具体的に見てみましょう。

資料作成中にあなたのデスクに電話が掛かってきます。電話で要件をメモしながら『あ、これはすぐに部長に報告しないと』と考えています。

実際に行動として現れているのは“電話を受けながらメモ”ですが、3つのタスクを使用していることがわかりますか?

1)聞く → 2)メモを取る → 3)メモを取りながら誰にいつ報告すべきか考える

【注意】あらゆる場面で必要となる機能です。【注意】には、ザックリ分けて4つの【注意】があります。

集中的注意

選択的注意

分割的注意

転換的注意

です。次回はさまざまな【注意】を発達障害特性から考えていきます。

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